はじめに

メール通知とは、特定のイベント・アクション・更新情報について、ユーザーに自動送信されるメールのことです。ユーザーがプラットフォームを能動的に確認しなくても、必要な情報をタイムリーに受け取ることができます。

効果的なメール通知を作成するためには、以下の原則を守ることが重要です。

✔️ 短く簡潔であること：メールを開いた瞬間に、重要な情報をすぐに把握できます。

✔️ 分かりやすい内容であること：複雑な専門用語や、情報が多すぎる構成は避けましょう。

✔️ 明確な行動（CTA）があること：￥ユーザーが次に何をすべきかを、はっきりと伝えます。

しかし、これらの原則を満たしながら、毎回メールを手作業で作成するのは多くの時間がかかり、ミスが発生しやすく、トーンや内容の一貫性を保つことも難しくなります。

このような課題を解決するために、AIツールを活用してみませんか？この記事では、その最適な方法をご紹介します。

1. AIを使ってメール通知を作成するメリット

AIを活用してメール通知を作成することで、教育者やコース管理者は多くのメリットを得ることができます。

• 時間の節約 AIが自動でメール文案を作成するため、毎回一から文章を書く必要がありません。
• 一貫性の維持 プロフェッショナルなトーンを保ちながら、誤字脱字やフォーマットミスを減らすことができます。
• 簡単なパーソナライズ 受講者名、コース情報、スケジュールなどの個人データを自動的に挿入できます。
• パフォーマンスの最適化 AIが開封率やクリック率（CTR）向上を意識した件名や本文を提案します。
• キャンペーン運用のサポート メールマーケティングツールやCRMと連携することで、受講者をセグメントし、適切なタイミングで最適なメッセージを送信できます。

2. メール通知作成におすすめのAIツール

以下は、Ourdemyでの利用にも直接活用できるAIツールです。

1. ChatGPT（OpenAI）

• 用途: プロンプトに基づいてメール文面を自動生成します。
• 使い方（例）: 「『Basic Canva Design』コースのレッスンをまだ完了していない受講者向けに、 フレンドリーで分かりやすいトーンのリマインドメールを書いてください。」
• 特長:
  • 学習リマインド、受講登録完了通知、新レッスン公開のお知らせなど、幅広いメールタイプに対応
  • 開封率向上を意識した魅力的な件名を生成
  • トーンや表現を柔軟に調整でき、編集・最適化が容易
• おすすめ対象: テンプレートに縛られず、自由度の高いカスタマイズを行いたい教育者や管理者

2. Jasper.ai

• 用途: マーケティングおよびメール作成に特化したAIツールです。
• 使い方: 「通知メール」「リマインドメール」などのテンプレートを選択し、コース情報や受講者情報を入力すると、完成したメールを生成します。
• 特長:
  • 通知メール・マーケティングメール向けの最適化されたテンプレートが豊富
  • フレンドリー、プロフェッショナル、フォーマルなど、トーン調整が可能
  • 大量配信に適したワークフロー連携
• おすすめ対象: 短時間でマーケティング品質のメールを作成し、コース間でトーンを統一したい方

3. Writesonic

• 用途: シンプルな通知メールから高度なマーケティングメールまで幅広く対応します。
• 使い方: メールの種類を選び、要点を入力するだけで、構成と文章を含むメール全文を生成します。
• 特長:
  • 学習リマインド、新レッスン通知、イベント案内専用テンプレートを搭載
  • 多言語対応のため、海外受講者向けにも最適
  • A/Bテスト用に複数パターンのメールを生成可能
• おすすめ対象: 大量のメール配信や、反応率を高めるためのテストを重視する方

4. Flowrite

• 用途: GmailやOutlookに直接統合されるAIメール作成ツールです。
• 使い方: 簡単なアイデアやメモを入力するだけで、すぐに送信可能なメールを自動生成します。
• 特長:
  • 受信箱上で直接メールを作成でき、作業時間を大幅に短縮
  • 一貫したプロフェッショナルな文体を維持
  • 通知、フォローアップ、受講者向け自動リマインドに対応
• おすすめ対象: 日常的に受講者へメールを送信し、Gmail／Outlook上で業務効率を高めたい方

5. AIでメール通知を作成する手順

Step 1：メールの目的を明確にする

AIを使ってメール通知を作成する前に、目的と対象者を明確に定義することが重要です。これにより、メールの内容がより焦点の定まった、分かりやすく説得力のあるものになります。以下の点を検討しましょう。

• 受講者に何を伝える必要があるか？ 例：新レッスンの公開、学習進捗のリマインド、コース更新情報
• メールを読んだ後、どのような行動を取ってほしいか？ 例：レッスンを受講する、ライブセッションに参加する、資料をダウンロードする、アンケートに回答する
• 対象となる受講者は誰か？ 新規受講者、学習中の受講者、コースの一部を修了した受講者など

目的と対象者を明確にすることで、AIは適切なトーン、分かりやすい構成、明確なCTAを持つメールを生成しやすくなり、編集時間の短縮とエンゲージメント向上につながります。

Step 2：AIへのプロンプトを書く

目的と対象者が決まったら、次に行うのは具体的なプロンプトの作成です。プロンプトが具体的であるほど、AIが生成する内容は意図に近いものになります。

プロンプトに含めるべきポイント：

• 対象者の明確化：受講者名、コース名、特定のレッスン
• トーンの指定：フレンドリー、プロフェッショナル、励まし、ユーモラスなど
• 伝えたい内容：修了通知、次のレッスン案内、リンク、明確なCTA
• フォーマットの指定：短い段落、件名、箇条書き、リンクの有無など

プロンプト例：

Ourdemyで「Basic Nutrition」コースのLesson3を修了した受講者X向けに、
フレンドリーで前向きなトーンの通知メールを書いてください。
学習を続けるモチベーションを高める内容にし、次のレッスンへの直接リンクを含めてください。
メール通知として短く、分かりやすい文章にしてください。

キャンペーンごとに、トーンや文の長さ、パーソナライズ要素を調整することも可能です。

Step 3：メール内容の確認・調整・パーソナライズ

AIが生成したメールは、そのまま送信するのではなく、必ず確認・編集・パーソナライズを行いましょう。

具体的な手順：

1. 文法・スペルの確認
   • 文章が分かりやすく、読みやすいかを確認
   • 対象者に応じてトーンを微調整
2. パーソナル情報の挿入
   • 受講者名、コース名、レッスン名
   • 必要に応じて修了日や進捗情報
3. CTAが明確か確認
   • 例：「こちらから次のレッスンを続けましょう」
   • 「今すぐコースにアクセスして、本日のレッスンを完了してください」
   • クリック可能なリンクを使用
4. 文章の長さを最適化
   • メール通知は簡潔かつ要点重視が基本
   • 件名＋本文3〜5文程度が目安

→ これにより、フレンドリーさとプロフェッショナルさを兼ね備えたメールとなり、開封率やCTRの向上が期待できます。

Step 4：送信前にテストを行う

受講者に送信する前に、必ずテストを行い、表示崩れやリンク切れを防ぎましょう。

チェックリスト：

1. 自分自身や社内チームにテスト送信
   • デスクトップ／モバイル／タブレットで表示確認
   • レイアウト、フォント、色、画像の確認
2. リンクの動作確認
   • レッスン、資料、ランディングページのリンクが正しく動作するか
   • 誤ったリンクやリンク切れを防止
3. 本文・署名の確認
   • 誤字脱字や表現の不備がないか再確認
   • Ourdemyのブランドに合った署名か確認
4. 複数のメールクライアントでの確認
   • Gmail、Outlook、Apple Mailなどでプレビュー

→ テストが完了すれば、安全かつプロフェッショナルにメールを送信でき、受講者が情報を確実に受け取り、行動につながる可能性が高まります。

Step 5：テンプレートとして保存し、再利用する

効果的なAI生成メールが完成したら、プロンプトとテンプレートを保存しておくことで、今後の運用が大幅に効率化されます。

ベストプラクティス：

1. コンテンツ管理ツールやNotion／Google Docsに保存
   • メールの目的・対象者ごとに明確に分類
   • AIプロンプトと完成版をセットで保存
2. 類似通知への再利用
   • 例：レッスン修了通知は、コース名やリンクを変更するだけで他コースにも流用可能
3. 迅速なパーソナライズ
   • 名前、日付、レッスン内容を更新するだけで、AIが即座に新しいメールを生成

→ この方法により、Ourdemyで複数のコースを運営する際も、労力を大幅に削減しながら、一貫性のあるプロフェッショナルなメール通知体制を構築できます。

6. メール通知をより効果的にするためのポイント

メール通知の効果を最大化するために、以下の点を意識しましょう。

• 短く分かりやすい件名 5〜8語程度が理想。目的が一目で伝わり、開封率向上につながります。
• フレンドリーかつプロフェッショナルな内容 要点を端的に伝え、不要な情報は省きます。
• AIテンプレートの活用 一度作成した良質なプロンプトやテンプレートは再利用し、効率と一貫性を確保します。
• モバイル最適化 50％以上のユーザーがスマートフォンでメールを閲覧するため、読みやすいレイアウトとタップしやすいリンクを使用しましょう。
• 適切なセグメントと配信頻度 適切な受講者に、適切なタイミングで送信し、スパム感を避けます。
• データを活用したパーソナライズ 受講者名、コース名、レッスンリンク、スケジュール、進捗情報を含めることで、関連性とエンゲージメントを高めます。

まとめ

AIを活用することで、スピーディーで正確、トーンが統一されたメール通知を簡単に作成でき、ミスを減らしながら大幅な時間短縮が可能になります。その結果、運営者は学習体験やコンテンツの質の向上により集中でき、受講者との信頼関係や満足度の向上にもつながります。

AIは人の代わりになるものではなく、学習管理とコミュニケーションをより効果的にするための、強力なアシスタントです。